警備会社向けソフトのメリットとは？導入のポイント
「警備員を内勤スタッフの人力で管理し続けるのは限界だ」と感じながらも、これまで通り人手に頼った管理をしていませんか。仕事のやり方を変えるのには、確かにかなり大きな手間と労力がかかるため、なかなか取りかかりづらいですよね。ましてや全社一斉でソフトを導入するとなれば、大きなコストもかかってくるでしょう。
一度、ソフトを導入してしまうと変更するのも大変とあって、検討に時間をかける必要があると考えると、余計に後回しにしたくなります。しかし、人や物を守る仕事である警備業は、信用に関わってくるため、トラブルは元より小さなミスであってもあらかじめ回避しておきたいものです。
本記事は「警備会社向けソフトのメリットとは？導入のポイント」と題し、管理ソフト導入の際に役立つ情報をまとめました。
警備会社向けソフトのメリット
警備会社向けソフトを使って業務を管理することには、人手で行うことよりもはるかに多くのメリットがあります。多数のメリットがある中で、大きな効果が得られるものに限定して紹介します。
情報を集約し管理が楽になる
警備員の個人情報やスケジュール、勤怠表などを別々のデータで管理している場合、警備会社向けソフトで情報を集約すれば管理が楽になります。
例えば、ある案件に特定の資格取得者が必要となったとき、警備員の個人情報データから資格取得者を探し出し、別のデータから該当者を検索しスケジュールを確認するという手順を踏んでいませんか。そこで、警備会社向けソフトで警備員の情報を一元管理されていれば、1度の検索で該当する警備スタッフの情報を引き出すことが可能です。
在籍する警備スタッフが少人数であれば、内勤スタッフの記憶と経験値である程度は案件に最適な人員をマッチングできるでしょう。しかし、抱える警備スタッフが増えた場合や、頼りにしている古参の内勤スタッフが会社を休んでいるとき、警備スタッフの入れ替わりが頻繁にあった後だったらどうでしょう。内勤スタッフの経験と勘に頼らず、情報を集約することで誰もが業務を管理できるようになるのが、警備会社向けソフト導入の最大のメリットです。
警備会社向けソフトを導入すれば、将来的に持続可能な営業を可能にしてくれるでしょう。
自動化により業務時間を削減できる
警備スタッフから紙に記入した勤怠記録や、メールで送られてきた勤怠データを1つ1つ確認し、勤怠表作成のための表計算ソフトに入力していませんか。警備会社向けソフトの大きなメリットは、警備スタッフからの提出書類をデータで受け取り、それを別の表や書類に加工できることです。
例えば、警備会社向けソフト上で受け取ったデータを使えば、ボタン1つで自動的に勤怠表が作成できます。そのほか、必要な書類も警備会社向けソフトを使えばワンクリックで作成できます。しかも、フォーマットを設定していれば、いつ、誰が作成しても同じクオリティーの書類ができあがります。
警備会社向けソフトを使えば、表や書類の作成を自動化でき、業務時間を削減できます。警備員を多く抱える警備会社であれば、多くの書類データを作成する必要がありますが、それらを自動化できるため導入の効果は如実に表れるでしょう。
手作業によるミスを防げる
先述したように、警備スタッフから紙の書類を受け取り、内勤スタッフが手入力でデータ化を図っていった場合、手作業によるミスはどうしても防げません。たとえベテランの内勤スタッフであっても、ミスを1つも生じさせないということは難しいでしょう。
警備会社向けソフトを使えば、警備スタッフからデータが届くので勤怠表作成をボタン1つで作成し、その後、勤務表などと照合する作業だけ行えば勤怠表作成の業務は完了します。内勤スタッフが行う業務内容は、警備会社向けソフトを導入することによって変わっていきます。
紙による管理が減りペーパーレス化・オフィス縮小化
警備スタッフがパソコンを使えないなどの理由で、紙媒体を使ったやりとりが主流となっている警備会社もあるでしょう。証明書類はどうしても紙ベースになりますが、紙でなくても対応できるものについては、警備会社向けソフトならデータで扱うことが可能です。警備会社向けソフトを活用すれば、紙による管理が減りペーパーレス化を進められるだけでなく、その紙類を保管するための場所が必要なくなるため、オフィスの縮小化も図れます。
また、紙を受け取るためにはファックスや郵便などの方法が主流です。それに対応するための内勤スタッフが必要ですが、ソフトを使えばその対応も必要なくなります。警備会社向けソフトを導入していれば、警備スタッフが増員されたとしても、内勤スタッフの人数を抑えたままで対応できるため人員拡大に伴うオフィスの拡大は不要となるかもしれません。
警備会社向けソフトの導入ポイント
警備会社向けソフトのメリットが大きいことが分かり、導入に前向きになった方もいるでしょう。ここからはどのような警備会社向けソフトを導入するといいのか、検討のための具体的なポイントを挙げます。
オールインワン型が望ましい
「個人情報の管理が大変だから警備会社向けソフトを導入しよう」などと考えている方は、いったんとどまってください。個人情報だけがデータ化されて、ほかの業務が人手に頼っているままでは、ソフトを導入した効果を実感しづらいでしょう。
「いずれは個人情報の管理以外もソフトを使いたい」と考えた場合、再び仕様の検討から始めなくてはなりません。さらに、新旧のソフトが関連づけられなかった場合、業務効率化の目標からはほど遠くなってしまいます。
警備会社向けソフトの導入を検討するのであれば、案件管理から警備スタッフの配置、勤怠管理、給与、社会保険、請求まで対応できるオールインワン型がおすすめです。さまざまなデータを一元管理することで、業務で必要なデータをが引き出し、必要な書類を自動で作成してくれます。
クラウド型が望ましい
警備会社向けソフトは、自社にサーバーを用意しインストールして運用するのではなく、クラウド型で利用できる警備会社向けソフトを採用することが望ましいです。自社運用型の警備会社向けソフトを導入するためには新たにサーバー室を設けたりサーバー等の機器を用意したり、管理規定を設けたりする必要があり、初期コストが大きくなります。また、警備業務や社会保険などに関わる法律が改定されたとき、更新ソフトを購入したりインストールをしたりする手間が発生します。
自社内に管理者を置くことも重要です。ソフト更新の手間をおろそかにてしまうと、法令を順守した営業ができなくなったり、顧客からの信用を失ってしまったりする恐れがあります。
クラウド型の警備会社向けソフトであれば、常にアップデートされた状態で使うことができ安心です。さらに、クラウド型の警備会社向けソフトであれば、初期コストを抑えて導入することが可能です。
ただし、警備会社向けソフトは個人情報や顧客情報などの機密情報を入力・管理するため、セキュリティーが高いことが必須条件です。人や物を守ることが仕事の警備会社でありながら、情報が漏えいしたとなれば、信用を失墜することにもなりかねません。
現在の管理体制から移行しやすいものが望ましい
内勤スタッフが現在の管理体制から移行しやすい警備会社向けソフトであることが望ましいでしょう。操作に特殊な知識や技能が必要となるようなものは避けましょう。業務効率アップや持続可能な営業を目指して警備会社向けソフトを導入するのに、特定の人しか利用できないものトであっては本末転倒です。
誰もが使いやすい画面構成で、操作性のいいソフトを選びましょう。
警備員や顧客との連携にも使用できるものが望ましい
警備会社は単独で事業を営んでいるのではなく、社外で働く警備スタッフや顧客と密に連携しながら営業しています。そこではもちろん、多くの資料のやりとりが発生します。警備会社向けソフトを導入するのであれば、警備員や顧客とのやりとりにも使用できるものが望ましいといえます。
特に、多くの警備スタッフを抱える警備会社であれば、警備スタッフと内勤スタッフとのやりとりがかなり煩雑になります。1人あたりの個人情報の個数やスケジュール申請時のやりとりなどを含めれば膨大です。多くの要素を含むデータをおのおのでまとめて管理できれば、内勤スタッフの労力は少なくて済みます。
また、連絡や書類のやりとりがスムーズにできる警備会社であれば、顧客からの評価も上がるでしょう。業務の継続や新規業務の依頼につながる可能性もあります。
警備会社向けソフト「GUARD EXPRESS」
警備会社向けソフトの導入ポイントの全てをクリアした警備業務に特化したオールインワン型のソフト「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」を紹介します。
警備業務のオールインワン型ソフトのため、警備業務のあらゆる業務に対応可能です。「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」1つで警備業の受注から会計システムに橋渡しする業務までワンストップに対応可能です。
継続的にブラッシュアップが図られている点も長所の1つです。「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」をリリース以降、改修・改善や機能拡張は10,000点以上に及びます。常に使いやすく改良された最新の状態のものを利用できます。
現在の内勤スタッフがそのまま継続して業務に取りかかれるような操作性にも配慮しています。特筆すべきは「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」は、導入前に製品のデモンストレーションを行っていることです。内勤スタッフが「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」を使えるのかどうか、確認できます。デモンストレーションの実績は1,000件以上あり、その実績を踏まえ、内容も最適化しています。質疑応答の時間も用意していますので、費用についての説明も十分受けてから導入を検討いただけます。
導入後は、クラウド上でのサポートも対応しており、スムーズにソフトを使った業務へ移行可能です。「従来から用いている書式などはそのまま使いたい」という要望がある場合でも、有償でカスタマイズ可能です。
クラウド型の「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」を利用する場合は「DB.CLOUD」というデータセンター内にデータが格納されます。「DB.CLOUD」は防災設備を整えた耐火性の高い建物内にサーバを設置し、24時間365日の監視体制で管理しています。停電時には自家発電ができるような体制を整え、連続で約40時間、安定的に電力を供給できます。
操作履歴や閲覧履歴などを記録するログの一覧表示機能を備えており、情報漏えいの問題が生じた場合の原因特定に生かすことが可能です。
さらなる業務効率化を目指すなら、オプションの警備スタッフ向けソフト「GUARD EXPRESS NEO（ガードエクスプレスネオ）」とあわせてご利用ください。警備スタッフのスマートフォンに「GUARD EXPRESS NEO（ガードエクスプレスネオ）」をインストールすれば利用できます。案件の照会をはじめ応募やスケジュール申請、勤怠打刻など、警備スタッフとのやりとりをこのソフト1つに集約可能です。
ほかにも、顧客向けのシステムなども用意しており、自社内の業務管理だけにとどまらず関係者にもスムーズな業務進行を実感してもらえることでしょう。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
警備会社はソフト導入で業務見直しを図りましょう
人力による業務の見直しを考えていた方は、警備会社向けソフトの導入を急ぎたくなったのではないでしょうか。警備会社向けソフトの導入により、大きな業務改革が図れるでしょう。
「警備会社向けソフトなら何でもいい」と考えるのではなく、導入のポイントで示したような条件をクリアしたものを選びましょう。
