警備スタッフの下番管理を徹底化!システム導入のポイント

2021年9月16日

警備業界の管制を担当している方にとって、上下番の管理は特に大変で気を遣う業務なのではないでしょうか。

特に電話によって上下番報告を受けている場合は、これから業務を開始する人の上番報告と業務が終わった人の下番報告の時間帯が重なるため、ピーク時間帯の管制は多忙をきわめます。上番報告と下番報告を混同しないように記録するのはもちろん、報告がない警備スタッフには確認の電話をかけたり、未着の現場へのフォローをしたりという業務も同時に行わなければなりません。

また週末や月末には支払関連のデータをとりまとめる必要もあり、煩雑な事務作業に追われてなかなか警備スタッフのフォローにまで手が回らないことをもどかしく感じる場面も多いのではないでしょうか。

本記事では、警備スタッフの下番管理に特に着目し、警備業向け基幹システムの導入によって業務がどれほど効率化されるのかご紹介します。

警備スタッフの下番管理を漏れなく行うには?

警備スタッフの下番管理で最も大切なのは、漏れなく管理するということです。

下番報告に漏れがある場合、警備スタッフの給与計算を正しく行うことができず、適正な給与の支払いができません。給与に関するトラブルが発生すれば、警備スタッフから警備会社への信頼が落ちるだけでなく、警備会社そのものへの信頼度も下がってしまいます。

一度悪評が立ってしまうと、今の時代はそれを打ち消すことが難しく、警備スタッフの募集や採用に影響が出たり、顧客側からの依頼に影響が出たりする可能性も否定できません。下番管理を漏れなく行うことは、御社の信用度にも大きく関わってくると言えるでしょう。

それでは警備スタッフの下番管理を漏れなく行うためにはどのような方法があるのか見ていきたいと思います。

警備スタッフが申請しやすい方法を選ぼう

一つ目のポイントは、警備スタッフが申請しやすい方法を選ぶということです。

従来からあるように電話による下番管理だと、電話が集中する時間帯に電話がつながらないことがあります。何度かかけ直してもつながらないと、警備スタッフの不満が高まってしまいます。

昨今の日本における労働力不足は深刻で、警備業界も例外でなく、採用した警備スタッフに長く働いてもらうためには、このような不満の芽は早めに摘まなければなりません。そこで下番報告は警備スタッフが申請しやすい方法を選ぶことが求められるのです。

例えば管制に繋がるまでかけ続けなければならない電話による下番管理ではなく、警備スタッフの手元のスマートフォンからクリックするだけで下番申請ができれば、警備スタッフ側の負担は大幅に軽減されます。

警備会社や警備先担当者が確認しやすい方法を選ぼう

二つ目のポイントは、警備会社やクライアントである警備先の担当者が確認しやすい方法を選ぶということです。

一つ目のポイントでは警備スタッフが下番申請をしやすいという点を挙げましたが、申請された下番報告は警備会社側や警備先の担当者のチェックが必要となります。紙やエクセルで下番管理している場合、警備スタッフから報告された下番報告を決まった書式に転記したり、エクセルに入力したりしてそれを警備会社がチェックし、さらに警備先の担当者に郵送やメール添付で送付して承認をもらい、必要があればさらにその承認データをもとに紙やエクセルを修正する業務が発生します。

警備スタッフにとっては承認まで時間を要するので下番報告をもとにした計算ができず、すぐに給与の振込に繋がらず待たなくてはならないという不満が生まれます。さらに警備先の担当者は、警備会社からの報告が上がってこないと警備スタッフの状況を把握することができないため、現場の下番報告をリアルタイムで管理することができません。

しかし警備会社や警備先担当者が下番報告をリアルタイムで確認できたり、簡単に承認できたりするシステムを導入していれば、このような問題点はすべてクリアすることができます。

申請漏れに対して自動アラートが飛ぶ方法を選ぼう

三つ目のポイントは、申請漏れに対して自動アラートが飛ぶ方法を選ぶことです。

自動アラートとは、下番報告がなされるべき時間までに申請がなかった場合、警備スタッフに自動的にアラートが届くという仕組みです。システムを導入していない場合、下番報告の申請漏れがないかどうか、警備スタッフのシフト一覧と下番申請を照らし合わせて人の目でチェックし、下番報告のない警備スタッフに管制が直接電話をして確認する必要があります。これはチェックする手間やコストがかかる上に、人の目によるチェックなのでどうしても抜け漏れが発生するリスクがあります。

しかしシステムで自動的にチェックすれば抜け漏れが発生するリスクはほとんどなく、申請漏れに対して自動アラートが飛べば管制での業務は一切発生することなく、警備スタッフに下番報告を促すことができます。

警備スタッフの下番管理ならシステム導入がおすすめ

前述したような三つのポイントをおさえながら、警備スタッフの下番管理をするのであれば、警備業向け基幹システムの導入をおすすめします。警備業向けの基幹システムは、警備業に特化したシステムなので、勤怠管理や給与計算、配置や前払い申請など警備業特有のさまざまな事情に対して痒いところに手が届くシステムです。

警備スタッフの下番管理のためにシステムを導入する際のポイント

それでは警備スタッフの下番管理のためにシステムを導入する場合、どのようなことがポイントとなってくるのでしょうか。

使いやすいこと

一つ目はシステムが使いやすいということです。

警備スタッフは、普段パソコンなどを使い慣れていない人も多く、またスマートフォンの操作に慣れていない高齢のスタッフも多いのではないでしょうか。せっかくシステムを導入しても使いこなせず、結局電話による下番報告がよかったと思われてしまっては本末転倒です。普段このようなシステムに馴染みのない警備スタッフにとっても、簡単に操作できるインターフェースの使いやすいシステムを導入することが大切です。

またシステムを利用するのは警備スタッフばかりではありません。下番申請を管理する警備会社や、下番報告の承認作業を行う警備先の担当者にとっても、使いやすいシステムであるかどうかもポイントとなります。

法令に準拠していること

二つ目は法令に準拠していることです。

昨今の働き方改革、警備業界を含む労働者を取り巻くさまざまな状況の変化によって、毎年のように関連法令は改正を繰り返しています。給与や手当、福利厚生に関する法令などは当然すぐに給与計算や休暇付与などに反映しなくてはならないため、これを紙ベースや手入力ベースで管理している企業だと毎年反映作業の業務に追われることになります。これらの業務は手間やコストが大幅にかかるばかりでなく、作業過程で人的ミスが発生すれば最悪の場合、法令を遵守できない事態も起こり得ます。

しかし最初から法令に準拠したシステムを導入しておけば、関連法が改正された場合でもシステム側で改正された法令が反映されるので、警備会社の手をほとんど煩わせることなく、自動的に法令に準拠した管理が可能となります

下番管理以外の業務にも対応していること

三つ目は下番管理以外の業務にも対応していることです。

下番管理の業務を漏れなく行うという目的であれば、勤怠管理システム単体の導入でも良いように思えます。しかしせっかくシステムを導入するのであれば、警備業の業務全体を効率化できるよう下番管理以外の業務にも対応した警備業向け基幹システムを導入することがおすすめです。

詳細については後述しますが、基幹システムの導入により下番管理を含めたさまざまな業務が圧倒的に効率化され、負担を大幅に軽減することができます。

クラウドに対応していること

四つ目は下番管理に利用するシステムがクラウドに対応していることです。

システムの中にはソフトをパソコンにインストールするタイプのものがありますが、その場合パソコンだけでは保管できるデータ量に限りがあるため、別にデータ保管用のサーバが必要になることがあります。もし新たにデータ保管用のサーバを構築するとなれば多額の費用がかかりますし、ソフトウエア更新の際は別途費用がかかったり、定期的にデータのバックアップをとる手間もかかったりします。

一方クラウドタイプのシステムであれば、下番管理に関するデータはクラウド上に保管されるため、新たにデータ保管用のサーバを構築する必要がありません。また法令の改正やシステムのアップデートなどもクラウド上で完結するので手間がかからず、常に最新の情報と紐づけて下番管理をすることができます。

警備スタッフの下番管理なら「GUARD EXPRESS」

警備スタッフの下番管理を漏れなく行い、さらに警備業務全体の効率化を図りたいと考えている方に最適なシステムが「GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)」です。GUARD EXPRESSは警備業の基幹業務に特化したオールインワンシステムで、業務に関するあらゆる情報をすべてクラウドで一元管理することができます。

前述した「下番管理のためのシステム導入のポイント」の四つもポイントもすべて満たしていますのでそれぞれ見てみましょう。

・使いやすいこと

GUARD EXPRESSには、警備スタッフ向けサービスの「NEO(ネオ)」をクラウド連携させて利用することができます。警備スタッフは自分のスマートフォンやタブレットにインストールしたNEOのアプリケーショを利用し、簡単に下番報告をすることができます。

また必要があれば警備先の担当者からのサイン付きの勤怠実績のエビデンスを、スマートフォンのカメラで撮影し、そのまま画像データとして申請することもできます。警備会社は警備スタッフの下番報告をリアルタイムで把握できるので、適切な対応をすみやかに行えます。

また警備先の担当者はクライアント向けコミュニケーションサービスである「PARTNER(パートナー)」を利用することで、案件の発注申請から契約照会、そして下番申請を含む勤怠の承認までの業務をクラウドシステム上で完結させることができます。ペーパレスで、情報がさくさくとやり取りできるのでクライアントにとっても使いやすく、ご満足いただけるシステムです。

・法令に準拠していること

GUARD EXPRESSはシステムの継続的なブラッシュアップに自信があります。警備業に関連する法令の改正があった場合には、保守の範囲内で追加費用をいただかずに法令改正に対応します

またサポート体制も万全なので、法令改正に伴って疑問点が生じた場合には日本全国からどこからでもサポートセンターに問い合わせして疑問を解消していただけます。

・下番管理以外の業務にも対応していること

GUARD EXPRESSは下番管理以外の業務にももちろん対応しております。

警備スタッフの情報は募集採用クラウドサービスの「ENTRY(エントリー)」から履歴書情報を引き継ぐことができ、経験などに応じて自由にグルーピングできるので配置の際も役に立ちます。案件管理や全体を俯瞰した配置もシステム上で行えます。

給与計算業務は特に煩雑ですが、これも警備員情報に紐づけられた時給や諸手当、異なる締め日や支払い形態に応じて自動計算され、さらにクライアントへの請求も自由な帳票で出力できます。急な募集が生じたときにはNEOを利用して、募集情報を一斉送信したり、既読や未読のステイタスを確認してフォローしたりすることも可能です。

・クラウドに対応していること

前述したようにGUARD EXPRESSはクラウドシステムですので、下番管理に関するデータを保管するサーバの準備などは一切不要です。ランニングコストを抑えながら業務の効率化を図ることができ、確実にコスト削減に繋げられます。

GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)の詳細はこちら

警備スタッフの下番管理は忘れずに!

警備スタッフの下番管理は、警備業の基幹業務に関するすべての情報を一元管理できる「GUARD EXPRESS」を利用しましょう。警備会社の担当者だけでなく、下番報告をする警備スタッフ、取引先の担当者の方に至るまで、関わるすべての方の業務負担の軽減に貢献できます。