警備員の管理が大変……。それならGUARD EXPRESSで解決しましょう

警備の仕事はショッピングセンターやイベント会場、駐車場、工事現場の警備のみならず、現金輸送や危険物の輸送、要人警備までと幅広く、ITが普及してもなお必要とされ続けています。警備会社が最適な警備員を配置しているからこそ、人や物品が守られているともいえます。

しかし、警備と一口に言っても、このように仕事内容はさまざまであり、必要となる人材も異なってきます。警備員の持つ能力や資格などの細かな情報の管理ができていないと、適材適所に警備員を配置できません。

「警備員の管理が大変」と感じている警備会社の方は、警備員管理システム「GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)」で悩みを解決しましょう。システムに頼るタイミングについても紹介しますので、自社の状況と照らし合わせてみましょう。

警備員の管理が大変な理由

何となく「警備員の管理が大変だ」と感じながらも、従来のやり方を続けている方はいませんか。警備員の管理が大変な理由5つを紹介しますので、自社が大変な理由を「何となく」から「はっきりと」認識できるように省みてみましょう。

警備員の数が増えるほど扱う個人情報が増える

警備員の管理が大変な理由として、まず挙げられるのは警備員の数が増えることによる個人情報取り扱い量の増加です。至極当然のことですが、1人につき住所や氏名、連絡先、緊急時の連絡先、所有資格などの個人の情報から、預金口座までさまざまな情報を取り扱うため、その量は膨大です。警備員の数に乗じて、その個人情報は数十倍に膨れ上がるのです

警備先と警備員の最適なマッチングが難しい

警備員の管理が大変な理由の2つ目としては、警備会社にとっての最大の悩みともいえますが、警備先と警備員のマッチングが難しいことが挙げられます

警備先の場所や環境、仕事内容などは、1つとして同じものはありません。警備員の特性や居住地なども、もちろん1人1人で異なり、希望の勤務時間帯などの条件も提示されます。そのような警備先と警備員をうまくマッチングさせて、警備を滞りなく行うことが警備会社の仕事ではありますが、最適なマッチングをするために担当者はいつも頭を悩ませています。

警備員ごとに給与や勤務時間が異なる

警備員の管理が大変な理由、3つ目は給与や勤務時間が異なることです。

警備員を正規雇用していて「隊長警備」「副隊長警備」「一般警備」などの階級制度を設けている企業であれば、当然、警備員ごとに給与が異なります。加えて、警備員指導教育責任者資格や警備業務検定などの資格保有者にインセンティブを与えている場合には、階級に加えて給与に差がつきますので、その分も管理しなくてはなりません。

非正規雇用のパートやアルバイトも在籍する場合、勤続年数などによって給与も細分化されるでしょう。さらに、基本給だけでなく、警備員は24時間365日の稼働が必要な勤務先がありますので、勤務時間によって給与加算があったりと、複雑さを極めます1人の警備員が早朝勤務や夜間勤務なども組み合わせて勤務した場合などは、1人の給与や勤務時間を管理するだけでも大変な業務です。

当日、警備員と連絡が取れないというケースも

警備員の管理が大変な理由の4つ目は、勤務当日に警備員と連絡が取れないというケースがあるということです

携帯電話やスマートフォンを自宅に置いてくれば、連絡を取ることはもちろんできなくなりますが、無事に警備先へ到着し、勤務を開始してくれれば問題はありません。しかし、警備会社が一番心配することは、警備先で勤務する予定の警備員が姿を現さず、警備に穴を空けてしまうことです。

携帯電話やスマートフォンを携帯していたとしても、いったん勤務を始めてしまうと、休憩時間までなかなか連絡が取れなくなるため、意思の疎通が図れなくなることも警備員の管理が大変な理由の1つです。

警備日報が膨大な数になる

警備員の管理が大変な理由、最後は警備日報が膨大な数になることです日報は日々の業務内容や問題があれば問題を投げかける大切な書類です。警備員から専用用紙やウェブサイト上の専用フォームから日報が提出されますが、それに目を通し、管理することも、警備に就くスタッフの数が多くなればなるほど大変な業務です。

警備員の管理なら「GUARD EXPRESS」

警備会社は警備先が増えれば増えるほど、多くの警備スタッフを抱えることになります。規模が小さいうちは警備先や警備スタッフのマッチングなども丁寧に行えていた場合でも、警備先が増えればそうもいかなくなります。

しかし、警備先には最適なサービスを提供したいですね。そのような状況下は、警備員を管理するためのシステムを導入するべきタイミングです。

警備スタッフ管理に特化したシステム「GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)」をご紹介します。

GUARD EXPRESSとは

「GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)」は、警備業に特化したソリューション&システムコンサルティングサービスです。警備会社に必要となる業務すべてがオールインワンパッケージ化されています。

「GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)」で管理可能な主な業務を紹介します。

  • 案件管理
    案件の入力から一覧表の作成までをサポート。
    関連アプリケーションを使えば警備スタッフの仕事照会までつなげることが可能。
  • 配置
    警備スタッフの配置について入力すれば、配置表や名簿まで自動作成。
  • コンプライアンス
    警備計画書や警備指令書、警備業契約締結前書面(1号および2号)など警備業務に必要な書類を法令に順守した形で作成。
  • 勤怠
    警備スタッフが関連アプリケーションで入力した勤怠申請データを用いて出勤簿(勤怠管理表)や集計表など、さまざまな表に変換可能。
  • 給与・賞与
    給与や賞与、有給消化、前払給与まで給与や賞与にまつわる機能を網羅。
    給与計算は代行サービスも提供。
  • 社会保険
    労働保険に関するあらゆる管理と届出書類の作成が可能。
  • 年末調整
    年末調整の入力から処理、源泉徴収票の作成、還付処理などもカバー。
  • 請求・入金
    請求書や請求一覧の作成、入金入力や売掛金なども一体的に管理。
  • 会計
    仕訳データ作成が可能。
  • 管理や統計
    予算管理やワークフロー作成、メールの一括送信など、業務にまつわる作業を支援。

警備業務に必須といえる管理や書類作成をマスタデータからワンクリックで実行できます。さらに、必要なデータを簡単な操作で警備スタッフだけでなく警備先にまで届け、やりとりをすることが可能です。「的確なデータがスムーズにやりとりできる警備会社」と警備先担当者の評価が高まれば、契約の継続や新たな警備先の契約にもつながっていくでしょう

GUARD EXPRESSの警備員管理機能

「GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)」は警備員の管理に最適な機能が備わっています。多くの警備スタッフが在籍していても、配置や勤怠管理、給与の支払いについてまでスムーズに行うことが可能です。

さらに、別アプリケーションの「GUARD EXPRESS NEO(ガードエクスプレスネオ)」を使うことで時間にとらわれることなく双方向のやりとりが可能になり、付帯業務の手間を大幅に削減することができます。「GUARD EXPRESS NEO(ガードエクスプレスネオ)」を利用するのは警備スタッフ側です。警備スタッフのスマートフォンにアプリケーションをインストールするだけで始められます。

「GUARD EXPRESS NEO(ガードエクスプレスネオ)」を使った業務フローを簡単に示します。

  1. 仕事照会・応募・採用・契約
    「GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)」に入力した案件を「GUARD EXPRESS NEO(ガードエクスプレスネオ)」で即座に照会が可能。警備会社は応募に関する手間を省くことができ、警備スタッフは鮮度の高い仕事を照会する。採用、配置確定の通知もアプリ上で送信・確認。
  2. スケジュール申請・シフト照会
    アプリ上で勤務日時の相談ができ、シフト表もアプリ上で確認可能。
  3. 勤怠打刻
    タイムカードに代わりアプリ上で勤怠を打刻。警備会社に伝えたいことがあればメッセージ機能を使ってやりとりもできる。
  4. 支給照会
    気になる給与額も警備会社に問い合わせることなく、手元で確認。
  5. 申請書類
    プロフィールやマイナンバーの申請などもアプリを使って送信。

警備会社が情報を一元管理できるだけでなく、警備スタッフはさまざまなツールを使わず、「GUARD EXPRESS NEO(ガードエクスプレスネオ)」1つあれば業務に就けることがメリットです。

中でも、警備スタッフに最も喜ばれる機能の1つが「前払申請」です前払いを直接、警備会社に依頼するのは、警備スタッフにとってなかなか勇気がいることですが、「GUARD EXPRESS NEO(ガードエクスプレスネオ)」を使えば、確定した勤務実績に基づいて簡単な操作で申請が可能です。警備会社は警備スタッフから受けた前払いの申請内容に対し、承認・不承認を選択します。承認された場合、コンビニエンスストアの「セブンイレブン」などに設置されたセブン銀行のATMから即時に前払い給与を引き出し可能です。セブン銀行であれば、各地にATMが設置されており、しかも店舗の営業時間が長いので、時間にとらわれることなく引き出せます。早朝・夜勤勤務者であっても難なく利用できます。

このように簡単で便利なアプリケーションを使って警備スタッフが付帯業務の手間を減らせれば、警備業務にもより集中できるのではないでしょうか。警備会社への評価も高まり、人材不足の今、雇用の流出を防ぐことにもつながるでしょう。

GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)の詳細はこちら

警備員の管理方法を見直すべきタイミング

便利な管理システムがあることを理解したとしても、従来からの管理方法を変えるのはなかなか大変なことです。そこで、警備員の管理方法を見直すべきタイミングの目安を3つ挙げます。自社の状況を振り返ってみましょう。

警備員の管理ができておらず、トラブルが発生した

まずは、警備会社にとって非常に困ることの1つ、警備員の管理不足によるトラブル発生の発生です

例えば、シフトのミスで警備先に必要な人員を配置しなかったため警備業務が行えないことや警備先から貴重品運搬警備を依頼されたのに貴重品運搬警備業務検定資格を持つスタッフが配置されないなどです。警備先からの契約解除だけでなく、債務不履行に基づき損害賠償を請求される恐れがあります。

警備員の管理方法が適切にできていれば、防げるトラブルです。何か起こってからでは遅いのですが、警備員の管理方法を見直すべきタイミングです。

警備員の数を急激に増やした

警備員の数を急激に増やした場合は、従来の方法では管理しきれない可能性がありますこれも、警備員の管理方法を見直すべきタイミングです。

ただし、スタッフを急激に増やした後に新たに管理システムを導入するのでは遅い可能性があります。警備員の入力業務と管理システムの習得が重なってしまうと、どちらも思うように進んでいかないでしょう。警備員の数を増やそうとするときに、併せて管理方法についても検討することをおすすめします。

警備会社の内勤者が減ってしまった・足りていない

多数の警備員に対して、多くの内勤スタッフが管理し、うまく業務が回っていたような場合、内勤者が減ってしまうと業務をカバーできなくなる恐れがあります

今、社会は人材不足ですので、適当な人材が見つかるまで時間がかかってしまうかもしれません。マンパワーで業務遂行できない可能性が出てきたら、警備員の管理方法を見直すべきタイミングです。

警備員の管理が大変ならGUARD EXPRESSで解決しましょう

従来通りの警備員の管理が危ういと感じたら、管理システムの導入を検討しましょう。さまざまな管理システムが存在しますので、警備業務全般が遂行できるかという視点で比較検討しましょう。

警備業に特化した「GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)」なら、あらゆる業務の遂行が可能です。