警備業の給与計算は自動化できる！システム活用のメリット
以前と比較すると、警備業のビジネスフィールドは格段に広がっています。
オフィス・イベント会場・商業施設・工事現場・現金輸送・個人の自宅など、さまざまなところで警備業の活躍の場が増えてきており、警備業はもはや「安全な社会のためのインフラ」といえるかもしれません。
活躍フィールドが広がるに連れ、警備員として警備業に携わる人も増えてきています。
一方で、警備業者は多くの警備員を管理する必要があり、バックオフィス業務の負担も増しているのではないでしょうか。
警備員の給与計算も負担となっている業務のひとつでしょう。
本記事では警備業の給与計算の自動化とメリットについてお伝えします。
警備業において給与計算が面倒なワケ
警備業の給与計算に携わっている人なら、警備業における給与計算の煩雑さを肌で感じているでしょう。
では、警備業の給与計算は何故大変なのでしょうか。
ここでは、警備業の給与計算が面倒な5つの理由をお伝えします。
警備員ごとに計算が必要だから
1つ目の理由は、警備員ごとに給与計算をしなければならないためです。
警察庁が発行している「警備業の概要」によると、令和2年の警備員の人数は58万人以上だそうです。
警備業では、支払対象者の母数が多いうえに、警備員ごとに給与を計算しなければなりません。
現場によって特別手当をつける対応をとっているところもあり、同じ警備員でも現場や時間によって時給が異なる仕組みを採用している警備業者もあるでしょう。
そのため、警備業の給与計算は複雑で面倒になりやすいのです。
勤務実績と契約内容と紐付けて計算が必要だから
2つ目の理由は、「警備先との契約内容」「警備員との契約内容」と「勤務実績」を紐づけて計算しなければならないためです。
警備業者は、警備先と警備員の双方と契約を締結しなければなりません。
そして、警備員が業務を遂行する際は、警備先と警備員双方に契約違反がないかどうかを確認する必要があります。
契約書には、警備する時間等の記載をしている企業が多いですが、警備員が契約通りの時間に業務を遂行しているかなど、契約内容と勤務実績を照合しなくてはなりません。
そのため、警備業の給与計算は細かい点まで確認しなければならなく、手間も時間も要するのです。
上下番管理も手間だから
3つ目の理由は、警備員の出勤・退勤にあたる「上番」「下番」の管理が手間なためです。
給与計算をするためには、当然ながら警備員ごとに上下番管理をする必要があります。
ところが警備員は一拠点に出勤するビジネスパーソンとは異なり、さまざまな現場に向かいます。
そのため、警備員が現場に着いたかを警備業者の社員が直接目で確認することはできません。
多くの警備業者では、電話やメール、専用のアプリケーションなどを使用して、警備員の出勤状況を把握しているのが現状です。
しかし、上下番報告の電話やメールを受けた場合、該当する警備員と紐づける作業が発生します。
たとえば、上下番報告の電話やメールを受けた社員が用紙やExcelなどに転記する、などです。
この場合、時間がかかるだけではなく、転記漏れや転記ミスなどを招くリスクもあります。
給与計算に欠かせない上下番管理が手間なため、給与計算自体も面倒な作業になってしまっているのです。
給与の前払いがある場合もあるから
4つ目の理由は、給与の支払い形態が多様化しているためです。
先に紹介した「警備業の概要」によると、令和2年における警備業者は１万100社以上で、前年より200業者以上増えています。
ライバル企業が多い分、十分な警備員を確保するために警備業者はさまざまな施策を講じています。
そのひとつが、給与の支払い形態の多様化です。
たとえば、一般的な「月払い」の他に、「週払い」や「日払い」、中には「前払い」などを採用する警備業者が増加してます。
ところが、給与支払い形態を多様化するほど、給与計算やそれに伴う作業は煩雑になります。
たとえば給与の前払いをした後に、該当の警備員が契約通りに業務を遂行したかなどを確認する作業などが発生するでしょう。
このように、給与の前払いなど多様な支払い形態を採用することで、給与計算はますます煩雑になってしまうのです。
計算～給与支払いまで、手作業によるミスが発生する可能性が高いから
5つ目の理由は、給与の計算から支払いまでを手作業で行うことにより、ミスをする可能性が高いためです。
前述したように、警備業者が警備員の給与計算をおこなう場合、以下のようなステップがあります。
・警備員の上下番の確認
・警備先・警備員の契約に違反していないか確認
・警備員が希望する支払い形態の確認
・給与計算
・支払い
上記のようにさまざまな工程をそれぞれ手作業する場合、どこかで漏れやミスが生じる可能性があります。
金銭関係のトラブルは、警備業者と警備員との信頼関係を崩すきっかけになりかねません。
給与計算で過ちをしてしまった場合、これまで働いてきてくれた警備員から信用を失い、離職に繋がってしまうこともあるかもしれません。
警備業者は年々増えており、各社とも警備スタッフを確保するのに必死なため、優秀な警備員を同業他社に取られてしまうリスクもあるでしょう。
一方で、ミス防止のために第三者による二重チェックなどで対応すると、さらにコストと時間がかかり効率が悪くなってしまいます。
このように、給与計算にはさまざまな工程があり、手作業でおこなうことでミスのリスクが高くなるため、面倒なのです。
警備業向け管理システムを使えば、給与計算の自動化が可能
これまでお伝えしてきたように、警備業の給与計算はとても面倒です。
給与計算のようなバックオフィス業務はなるべくスリム化して、ビジネスを拡大することにお金と時間を注力したいことでしょう。
警備業向け管理システムを使えば給与計算の自動化を実現でき、ミスを防止しながらも効率的な運営がおこなえます。
ここでは、給与計算を自動化することで得られる3つのメリットについてまとめました。
上下番管理と契約、給与計算が連携するため、自動で給与計算
給与計算を自動化する1つ目のメリットは、給与計算に関わる各工程の情報を一元管理できる点です。
これまで、上下番の管理は電話、契約との照合は紙媒体など、各工程をバラバラにおこなってきた警備業者もあるでしょう。
前章でお伝えした通り、給与計算に繋がる各ステップを正確に連携しないと、ミスをする可能性が高くなるのです。
給与計算の自動化システムを利用すれば、これらの問題の多くを解決できます。
自動化システムの導入により、上下番の管理や契約との照合など各ステップの確認作業も大幅に削減でき、正確で効率的な給与計算をできるようになるでしょう。
自動計算だから警備員が何人いても工数が増えない
給与計算を自動化する2つ目のメリットは、給与計算の工数が警備員の人数に左右されない点です。
警備業者が売上を拡大するためには、警備の契約数を増やすことが考えられます。
一方で、警備現場を増やすと警備員を増やす必要があり、給与計算などのバックオフィス業務も増加してしまいます。
しかし、給与計算を自動化すれば警備員が何人いても工数が増えることはありません。
それどころか、給与計算の自動化によりバックオフィスの人件費を削減できるメリットもあるのです。
給与前払いに対応しているシステムならそれらも自動反映
給与計算を自動化する3つ目のメリットは、給与の前払いなど確認事項が多い支払い形態にも対応できる点です。
前述しましたが、通常の勤務実績に応じて給与計算をするケースと前払いはフローが異なります。
前払い対象者の勤務実績を正確に管理できないと、ミスが発生し、過払いや支払い不足が生じるかもしれません。
また、前払いの仕組みも企業によってさまざまです。
勤務実績に応じて「一定額」を前払いする仕組みを採用している企業もあれば、「一定率」を前払いしている企業、あるいは「定額」と「定率」の両方を選択できる企業もあるでしょう。
このように前払いの仕組みを複数設定することで、警備スタッフの満足度を向上させることができるかもしれませんが、給与計算をする側は複雑なフローになり大変です。
一方で、給与前払いに対応しているシステムを導入すれば、前払いの業務フローも自動化できます。
このように、複雑な工程も自動化できれば、ミスを低減することが可能です。
警備業向け管理システムで給与計算を自動化する際の注意点
警備業者が給与計算を自動化するシステムを導入するメリットについてお伝えしてきましたが、どのシステムを導入すればよいか迷ってしまう企業もあるでしょう。
ここでは、警備業者が給与計算の自動化システムを導入する際に注目すべき3つのポイントをお伝えします。
月払い、日払いなど支払いタイミングを自由に選べるシステムがおすすめ
1つ目のポイントは、給与支払いのタイミングを自由に選択できる機能です。
前述のように、「月払い」「週払い」「日払い」「前払い」など複数のタイミングで給与の支払いをおこなっている警備業者は多いでしょう。
給与支払いのタイミングを警備員自身が選択できることは、求人の強みになり、また採用した警備員の定着に繋がる一因になります。
また、単発のイベントの警備や長期工事など、警備の期間や種類によって給与支払いのタイミングを変えている企業もあるようです。
このように複雑な給与支払いに対応するために、支払いのタイミングを自由に選べるシステムをおすすめします。
現在、給与支払いのタイミングを一律としている警備業者も、給与計算を自動化するシステムを導入すれば、給与支払いの選択肢を広げることができ、ライバル企業との差別化を図れるかもしれません。
上下番管理と給与計算の連携は必須
2つ目のポイントは、上番・下番管理と給与計算の連携機能です。
給与計算を自動化できたとしても、上下番と連携できなければ、手間と時間がかかる作業が残ってしまいます。
たとえば、上下番管理と給与計算が連携していなければ、上下番管理は従来通り電話やメールなどで受付け、受信した内容を転記する従来の業務は残ります。
転記先が用紙やExcelから別のツールに代わるだけで、上下番を管理する側の負担はそれほど代わりません。
せっかく新たなツールを導入して給与計算を自動化するなら、給与計算に関わる全てのフローを効率化することを考えましょう。
そのために、上下番管理と給与計算の連携は必須といえます。
柔軟なカスタマイズが可能であるシステムが望ましい
3つ目のポイントは、柔軟なカスタマイズ機能です。
新しいツールを導入する際に、従来の給与計算フローを大幅に変更せざるを得なかったら、社内の反発が大きく導入が難しくなるケースもあるでしょう。
一方で、今ある仕組みを大きく崩すことなく給与計算を自動化できたら、社内導入時の抵抗も少なく、導入後もスムーズに運用ができます。
給与計算の自動化システムをカスタマイズすることができれば、自社に適した仕組みを作ることが可能です。
しかし、給与計算自動化システムは、パッケージ販売をしているものも多く、柔軟なカスタマイズができないものもあります。
そのため、給与計算自動化システムを導入する際は、カスタマイズ機能にも注目するとよいでしょう。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）なら給与計算もそれ以外の業務もらくらく！
これまでご紹介してきたように、警備業で給与計算を自動化することで、業務をスリム化・効率化でき、人員配置などを見直すことでビジネスを拡大させるチャンスに繋がります。
給与計算自動化システムの種類は数多くありますが、特におすすめしたいのが「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」です。
GUARD EXPRESSは警備業に特化した業務管理システムで、給与計算の自動化はもちろんのこと、案件の受注から会計システムへの橋渡しまで警備業のあらゆる業務を管理・自動化できるオールインワンパッケージとなっています。
もちろん、先にお伝えした「複数の支払いタイミング」「上下番管理との連携」「カスタマイズ」の3つのポイントにも対応していますが、GUARD EXPRESSはさらに痒い所に手が届くのです。
たとえば、「複数の支払いタイミング」では給与の前払いについて触れましたが、「一般的な前払い」は、警備員が申請をした後に社内手続きがおこなわれ、翌日に銀行振込されます。
一方で、GUARD EXPRESSの「リアルタイム給与前払24」は、警備員がスマートフォンで申請をすると即時に振り込みが可能です。
警備員は必要な時に給与を手にすることができるため、警備業者への満足度が向上し、社内では前払いに関わる煩雑な作業を軽減できるメリットがあります。
GUARD EXPRESSは警備業に特化したシステムだからこそ、給与計算に関わるあらゆる業務を自動化し、スピーディーにおこなえるのです。
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まとめ
警備業における給与計算の自動化と、システム活用のメリットについてお伝えしてきました。
警備業者は年々増加傾向であり、競合他社と差別化するためには、お客様と警備スタッフ双方の満足が欠かせません。
そのために、適切なところに人員を配置し、伸ばしたいところに投資していく必要があります。
これを機に、給与計算を自動化して業務改革を始めましょう。
