警備業もRPAを活用しましょう｜RPA導入のポイント
RPAは業務効率化に役立つツールとして近年さまざまな業種で導入が進んでおり、警備業においても内勤業務の大幅な改善が見込めます。
しかしRPAを警備業に導入した際のメリットや運用のイメージが掴みづらいことが原因で、導入を迷っているということはないでしょうか。
あるいは警備業にRPAは無縁とさえ感じている方も少なくないかもしれません。
そこで本記事では、RPAが警備業でできることについてまとめ、警備業へ導入する際のポイントをご紹介しています。
RPAの導入に迷っている警備業の方はぜひ参考にしてみてください。
RPAとは
RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の頭文字を取った言葉で、「ロボット（ソフトウェア）によるプロセスの自動化」を意味します。
例えば警備業での大きな負担となっている大量のデータ入力や転記作業など、決まった手順で繰り返し行う作業は、RPAが最も得意とする分野です。
集計業務やデータの照合、取得したデータの修正やメール送信などもRPAで対応することができます。
つまり、仕事量が多くハードと言われる警備業の内勤業務も、RPAの活用で大幅な業務改善が期待できるのです。
次に警備業でRPAを使うことのメリット・デメリットについてご紹介しましょう。
RPAのメリット
警備業へのRPA導入は、業務を効率化させて人材不足が解消できるというメリットがあります。
警備員の増加にともなって警備業界の競争は激化傾向にあり、加えて法令の厳格化なども原因となって、警備業の内勤業務は慢性的な人手不足に陥っています。
業務の一部を自動で処理できれば、人員を増やしたり長時間労働を行ったりすることなく、警備業の業務効率アップが実現できます。
またRPAは、24時間365日いつでも高品質なパフォーマンスを提供できるため、人が行うよりも正確にかつスピーディに業務を行えます。
夜間の稼働も珍しくない警備業にとって、休みなく業務を遂行してくれるRPAに仕事を任せることができれば、内勤者はより付加価値の高いコア業務に集中でき、売り上げ拡大や競争力の強化といった企業の発展にもつながります。
RPAのデメリット
RPAの導入で陥りやすい点の1つが、RPAの運用が担当者に任せきりになることで、RPAがブラックボックス化する可能性があることです。
警備業に限らずRPAを業務に取り入れる際は、事前準備やルール設定、更新作業など、RPAの運用についてのしっかりとした手順や、担当者を決めておく必要があります。
担当者に対応を任せきりにしてしまうと、自動化した内容をほかの社員が把握していない、RPAのトラブルに対応できる人がいないといったような状況が生まれてしまうのです。
また不具合やシステム障害などでRPAが停止してしまうことや、業務フローの変更などでRPAの更新作業が必要になる場面もあるでしょう。
このような場合でもスムーズに対応できるよう、社内で情報共有を行い、運用体制を整えておくことがRPA導入を成功させるポイントです。
警備業でRPAを導入できるGUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）
警備業に特化した総合管理システム「GUARD EXPRESS」では、RPAを活用した新サービス「GUARD EXPRESS ROBO」で業務の自動化が実現できます。
ここではGUARD EXPRESS ROBOで実行可能な業務を、警備業の部門別にまとめましたのでご紹介します。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
RPAを導入できる採用の業務例
応募者情報を管理する際にデータの取り込みを自動化すれば、手作業での入力にかかる時間を削減でき、選考作業にじっくり取り組めるでしょう。
面接が済んだ応募者にサンキューメールを送ったり、まだ面接できていない応募者をピックアップしたりといった細かい業務も、自動化させることによって効率がアップします。
採用業務におけるGUARD EXPRESS ROBOの強みは、GUARD EXPRESSの付帯サービスであるENTRYやNEOと連携できるだけでなく、外部メディアとの連携も可能な点です。
外部メディアからの応募者情報を取り込んだり、受注情報を外部求人メディアへアップロードしたりといったことも自動的に行うよう設定できるため、採用業務の窓口を変えずに効率化を図ることができます。
RPAを導入できる営業の業務例
取引先や警備員に対し頻繁に行う確認作業や連絡業務も、RPAに任せることができます。
たとえば次のような警備業の連絡業務は、数が多いほど時間のかかる作業ですが、RPAであれば該当者の抽出から送信まで瞬時に自動で行ってくれます。
・初就業の警備員に対して就業日の前日や当日に送るフォローメール
・上番報告のない警備員への報告要請
・残業時間が一定数を超過した警備員への通知
契約終了や抵触日が近づいた案件の把握や取引先からの発注申請も、RPAで自動で知らせるよう設定しておけば、うっかり忘れることもなくなります。
GUARD EXPRESSのPRAは外部SFA（営業支援システム）と連携させることも可能なため、さらに効率的な営業活動を行うことができるでしょう。
RPAを導入できるコーディネーターの業務例
警備業の場合、マッチング作業やチェック作業をPRAに任せることができます。
仕事内容にマッチした警備員への仕事情報の提供や、休眠警備員の掘り起こしといったメールでのアプローチ業務も、RPAが行ってくれます。
RPAに任せることでヌケモレ発生の防止に繋がりますし、時間と手間が大幅に削減できるため、ヒアリングやフォローといった個別の対応が必要な業務に集中できるでしょう。
GUARD EXPRESS NEOを運用している場合、仕事情報を閲覧した未就業警備員の巡回チェック、警備員が仕事に応募した際の通知も自動的に行えます。
RPAを導入できる法務の業務例
警備業では雇用や税務関係に加えて警備業法も関わってきますが、取引先や警備員に発行する契約書（コンプライアンス）の内容に不備がないかをチェックしたり、未発行の際に通知を行ったりといったこともRPAで実行可能です。
また就業条件明示書への同意が取れていない警備員のチェックや注意喚起も、PRAであればすばやく正確に行うことが可能になり、法務担当者の負担軽減に役立ちます。
NEOやPARTNERを運用している場合は、契約書や通知書、就業条件明示書といった各種書類を都度自動的に公開できるため、提示忘れの防止にもつながります。
RPAを導入できる総務の業務例
RPAの導入に適した業務の1つが総務の仕事と言われていますが、警備業の場合も同様です。
たとえば次に挙げるような毎月発生する業務は、自動化による大幅な改善が見込めます。
・給与対象予定者の各種保険に対して不備がないかのチェック作業
・勤怠データの管理および不備がないかのチェック
・派遣先への勤怠承認の依頼
・警備員の勤怠申請モレがあった際の注意喚起
・有休の計画的付与（義務化）に基いた未消化者のチェック
RPAを導入できる経理の業務例
警備業の経理においても、PRAの活用は業務改善の大きな要となります。
賃金計算や請求計算、マスタデータのチェックといったことのほか、データ不備があった際に通知を行ったり、マイナンバーの取得ができていない警備員へ手続きを促すメールを送信したりといったことも、PRAを使って行えます。
GUARD EXPRESS ROBOは、運用中の会計システムの仕訳データと連携させることもできるため、新しく別のシステムを導入しなければならないといったこともありません。
警備会社がRPAを導入する際のポイント
RPAはさまざまな種類のツールがあり、ツールごとにできることや得意なことが異なります。
警備業に限らず言えることですが、RPA導入の際はポイントを押さえて行うことで、目的に合った適切なRPAを選ぶことができるでしょう。
現在の業務を整理する
警備業の内勤業務は多岐に渡るため、業務内容を整理し、現状をきちんと把握しておきましょう。
担当者の負担になっている業務を洗い出し、自動化が必要な業務が何かを明確にしておくと導入の際の目安になります。
しかし、RPAで自動化できるか否かの見極めは専門的な知識を必要とするため、社内検討の段階では、できるかできないかではなく「自動化させたい業務」をピックアップすると事前準備をスムーズに進められるでしょう。
RPAを導入するメリットを社内に周知する
RPAを導入することで警備業にどのようなメリットがあるのかを事前に周知しておくことは、導入後の活用促進に繋がります。
特に警備業の場合、これまで業界のデジタル化や自動化が進んでいないこともあり、導入のメリットが具体的につかめないといった方も少なくありません。
運用方法の勉強会を開いたり、先ほどお伝えしたような自動化の具体例を示したりすると、導入のメリットが伝わりやすいのではないでしょうか。
RPAの導入後、社員は何に時間を使うべきか示す
業務を自動化した場合、「仕事へのモチベーションが下がるのではないか」という不安を抱く方もいるかもしれません。
そのような社員の不安を解消し、意欲的に仕事を行ってもらうためにも、業務内容の整理や導入メリットの周知とあわせて、自動化を行った後、社員に力を入れてほしい業務についても具体的に示しておくことが大切です。
新しい仕事を任せるなど、キャリアアップに繋がるような働き方を示すことができれば、社員の新たなモチベーションになるでしょう。
RPAの導入による効果を確認し、社内に周知する
警備業の業務自動化を行った後は、定期的に導入による効果を社員に伝えましょう。
社内周知の際は、数値化したデータを提示すると効果として実感しやすいのではないでしょうか。
たとえば導入前と導入後で処理件数がどのように変化したのかといったことや、導入後の社員の労働時間・残業時間の実態、人材をあてた業務にどのような成果があったかなどがわかりやすいかもしれません。
RPAだけのツールよりも警備業向け管理システムと連携できるツールがおすすめ
業務を自動化してくれるRPAツールは、さまざまな企業が提供サービスを行っています。
定型業務が得意なツールのため多種多様な業界で導入が進められていますが、警備業で導入する場合は警備業向けの管理システムと連携できるタイプの採用がおすすめです。
一般的な業種と比べて警備業は勤務形態1つ取っても特殊な仕事であるため、警備業向けのシステムと連携できるツールであれば、警備業の内勤業務を包括的にサポートしてくれます。
RPA以外にGUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）でできること
業務の自動化をご検討の方は、ぜひGUARD EXPRESSにご相談ください。
GUARD EXPRESSは警備業のあらゆる業務を一括管理するオールインワンシステムです。
警備業の管制業務や勤怠管理、請求業務といった基幹業務を1つのシステムで行えることはもちろん、付帯サービスとあわせて活用することで、警備会社・警備員・派遣先企業が繋がり、円滑に業務を遂行できます。
募集採用クラウドサービス「ENTRY」は、求人サイトを自動生成することができます。
求人サイトに掲載される情報は、取引先から受注した案件内容をリアルタイムに反映するため、いつでも新しい情報を応募者に提供します。
「リアルタイム給与前払24」「リアルタイム給与日払24」では、給与の前払いや日払いを申請から支給までシームレスに行えるサービスで、警備業の複雑な給与計算にも対応可能です。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
まとめ
デジタル化や自動化が難しいように思える警備業の内勤業務も、RPAを使うことでさまざまな業務の自動化が可能になることをお伝えしてきました。
RPAが警備業でどのように役立つのか、自動化のイメージを掴めてきたかと思います。
ビジネス業界のDX化が不可欠になりつつある今、警備業もRPAで新たな働き方を取り入れるタイミングなのかもしれません。
ルーティンワークの自動化で業務改善を実現し、社員それぞれの能力が活かされる職場環境を作ってみてはいかがでしょうか。
