警備業の管理システムはクラウド型を選ぶべき？クラウド型システムのメリット
今や警備業においても、基幹システムの導入によって日頃の業務を効率化することは当り前の時代となりました。
警備業向け管理システムの導入にあたって、情報収集しているとよく目にするのが「クラウド型」というキーワードです。
しかし警備業界では、警備員の個人情報や顧客の機密情報、警備先の情報など、高いセキュリティが求められる情報を数多く管理しなくてはなりません。
そのためインターネットに接続して利用するクラウド型のシステムに不安を感じ、システム導入に踏み切れていない警備業の担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事ではクラウド型システムについて今一度整理した上で、クラウド型システムのメリットとデメリットを提示し、今選ぶべき警備業向け管理システムについてご紹介します。
警備業向け管理システムの種類
そもそも警備業向け管理システムとは一体どのようなものなのでしょうか。
管理システムとは、業務管理システムのことを言い、業務のプロセスやフローをITで管理することにより業務を効率化するというものです。
業務管理システムには、次のような種類が挙げられます。
・会計管理システム・・・経理部門における会計処理、各種帳票の作成など
・人事管理システム・・・従業員のあらゆる情報の管理など
・生産管理システム・・・製品品質、製造コスト、原価、納期、人事配置など
・販売管理システム・・・受注、出荷、納品、請求、在庫管理など
・勤怠管理システム・・・従業員の出退勤や残業、有給管理など
・営業管理（営業支援）システム・・・営業日報、顧客情報管理、営業活動の可視化など
・顧客管理システム・・・顧客情報管理、顧客とのコミュニケーション強化など
上記で挙げたシステムはすべて独立しているものとは限らず、それぞれのシステムが連携していたり、複数のシステムの機能がパッケージシステムとしてまとまっているものもあります。
業務管理システムを導入するのであれば、できるだけ多くの業務をカバーするものを選ぶことで業務効率化も期待できるでしょう。
自社の持つあらゆる情報をできるだけ多く集約しておくことで、自社の業務の全体像が見渡せるようになり、今後の営業戦略や方針なども立てやすくなるからです。
警備業向けシステムとは、管理システムの中でも特に警備業に特化した機能を持っているものを指します。
冒頭でも触れたとおり、警備業向け管理システムの代表的なものとしてクラウド型がありますが、他にもスタンドアロン型、クライアント・サーバ型など種類も様々です。
それぞれの特徴についてご説明しましょう。
クラウド型の警備業向け管理システム
最初にご紹介するのは、クラウド型の警備業向け管理システムです。
クラウド型のシステムとは、インターネットを通じてシステムそのものを利用するものです。
データを保存するサーバーはオンライン上にあるので、自社でサーバーを準備する必要はありません。
そのため導入時の初期費用や、導入後の維持費などを大幅に抑えることができます。
導入にあたってのインストール作業なども必要ないため、提供している事業者との契約さえ済めば、すぐにインターネットを通じて実務作業に入ることができ、導入までのスピードが早い点も特徴です。
クラウド型システムのメリット、デメリットについては後ほど詳しくご説明します。
スタンドアロン型の警備業向け管理システム
次にご紹介するのは、スタンドアロン型の警備業向け管理システムです。
スタンドアロンとは「一人で立つ」の文字通り、ネットワークに接続していないパソコンに、専用のアプリケーションをインストールした状態のシステムのことを指します。
スタンドアロン型の警備業向け管理システムは、ネットワークに接続していないことから、ネットワークを介したウイルス感染のリスクや情報流出のリスクが低く、セキュリティ対策という面でのメリットはあると言えるでしょう。
デメリットとしては、ネットワークに接続していないため他のパソコンから情報を閲覧したり、入力したりすることができないこと、他のシステムとの連携がはかれないことなどが挙げられます。
クライアント・サーバー型の警備業向け管理システム
最後にご紹介するのは、クライアント・サーバー型の警備業向け管理システムです。
クライアント・サーバー型のシステムも、スタンドアロン型と同様に、あらかじめ専用のアプリケーションをパソコンにインストールしてから利用します。
スタンドアロン型と異なるのは、複数のパソコンからデータに接続できる点です。
これは全員で共有したいデータをサーバーに置いておくというやり方をしているため可能になっています。
メリットとしては、作業をするクライアントとデータを保存しておくサーバーに分かれているため、不具合が起きたときの対処がしやすかったり、部分的な更新などに対応しやすかったりという点が挙げられます。
デメリットとしては、メリットで挙げたようにクライアントとサーバーに分かれていることから、管理しなくてはならないコンピューターが増え、すべてに対して更新手続きやセキュリティ対策、監視などをしなくてはならないことが挙げられます。
すべてを自社で管理しなければならないので、セキュリティ対策を始めとする管理コストが重い負担になることも少なくありません。
クラウド型の警備業向け管理システムのメリット
現在主流となっているのが、クラウド型のシステムです。
クラウド型の警備業向け管理システムには、それぞれどのようなメリットとデメリットがあるのかまとめてみましょう。
リアルタイムの情報をいつでも閲覧できる
メリットの1つ目は、「リアルタイムの情報をいつでも閲覧できる」という点です。
クラウド型のシステムでは、権限を持っていればいつでもどこからでも情報を更新したり、閲覧したりすることができます。
例えば警備業向け管理システムで上下番報告の管理を行えば、管制は電話での報告を経ずに、リアルタイムで上下番報告を受け取ることが可能です。
また警備員や顧客が直接システムにアクセスして情報を更新できるようにしておけば、警備会社での入力作業を待たずに、最新情報を閲覧できるでしょう。
このようにタイムラグが発生せず、最新の情報を閲覧できることで無駄な事務作業や確認作業が減り、業務を大幅に効率化できます。
社内で情報共有しやすい
メリットの2つ目は、「社内での情報共有がしやすい」という点です。
スタンドアロン型やクライアント・サーバー型のシステムは、インターネットに接続されていないため、社内で情報共有する場合にはデータを保存し、別途全員宛てのメールで送信したり、社内システム上に置くなどの手間がかかります。
クラウド型のシステムであれば、社内で権限を持つ人はいつでも同じ情報を閲覧できるので、手間をかけることなく情報共有ができます。
社外からでも情報を更新できる
メリットの3つ目は、「社外からでも情報を更新できる」という点です。
従来はセキュリティ上の問題があったり、仕事は会社に備え付けてあるパソコンからするものという常識があったりしたために、社外から基幹システムにアクセスすることはほとんどありませんでした。
しかし現在ではクラウドシステムのセキュリティは格段に良くなっています。
また働き方改革やコロナ禍でリモートワークの推進などにより、社外から基幹システムにアクセスして、情報を更新する必要も増えています。
クラウド型のシステムであれば、社外からでも警備業向け管理システムにアクセスして情報を更新することが可能なので、警備員の管理をリモートワークで行うこともできます。
リモートワークに対応することは、働き方改革という面だけからではなく、災害時の備えとしても重要です。
特に警備業では、震災が起きた際などにも需要がある業界の一つです。
非常時に交通機関が止まっていて会社に行けなくても、自宅から警備業向け管理システムを通じて顧客や警備員と連絡を取ったり、急なシフトを調整して駆け付けたりする手配をすることもできます。
自社でのサーバー管理が不要
4つ目のメリットは、「自社でのサーバー管理が不要である」という点です。
もしクラウド型のシステム以外を選択するならば、情報を保存しておくためのサーバーを自社で準備する必要があります。
サーバーの構築には専門知識が必要なので、専門職の人材を確保したり、サーバールームを用意したりというように初期投資に大変なコストがかかります。
さらに運用が始まってからも定期的なメンテナンスを自社で行なわなければならず、トラブル対応などもすべて自社で行う必要があるのです。
クラウド型のシステムを利用すれば、これらのサーバー管理が不要になるため、最小限の初期投資で警備業向け管理システムを導入することができます。
クラウド型の警備業向け管理システムのデメリット
このようにクラウド型の警備業向け管理システムはメリットばかりのように見えますが、実はデメリットもいくつか考えられます。
インターネット未接続状態では利用できない
クラウド型管理システムの1つ目のデメリットは「インターネット未接続状態では利用できない」という点です。
クラウド型のシステムでは自社にサーバーがないので、どんなときでも必ずインターネットを通じてクラウド上に保存された情報を見にいかなければなりません。
裏を返せば、インターネットが接続されていないとクラウドシステムを利用できないということになります。
ただし現在の日本において、インターネットが接続されていない状態というのはほとんど起こり得ません。
もし全国的にインターネットに何かトラブルが起こったとすれば、基幹システムにアクセスできないだけでなく、ほとんどの業務が止まってしまうのが現実でしょう。
インターネット未接続状態で利用できないのは確かにクラウド型システムのデメリットではありますが、現実的にはほとんど起こり得ないと考えてよいのではないでしょうか。
警備業向け管理システムのサーバーがダウンしたら利用できない
クラウド型管理システムの2つ目のデメリットは「警備業向け管理システムのサーバーがダウンしたら利用できない」という点です。
これは1つ目のデメリットに挙げた「インターネット」の問題でなく、クラウドシステム側のサーバーがダウンした場合を想定しています。
ただしサーバーのダウンというのは、クラウド型のシステムに限らず、自社サーバーの場合でも起こり得ることです。
クラウド型の警備業向け管理システムを選ぶ際には、どの程度の導入実績があるのか、サーバールームは安全な場所にあるのか、サーバーのダウンなどのトラブルが起きたときにはきちんと対応してくれる企業なのか、などを確認することが大切です。
クラウド型の警備業向け管理システムならGUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）
前章までのことから、警備業向け管理システムはメリットが多いクラウド型を選ぶことをおすすめします。
本章では、クラウド型の警備業向け管理システムとして「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」をご紹介しましょう。
ガードエクスプレスは、すべての情報をクラウドで一元管理し、警備業のあらゆる基幹業務を効率化するシステムです。
クラウド型システムなので、警備業の内勤者だけでなく、現場で働いている警備員や警備の依頼主となるクライアントもガードエクスプレスのシステムを利用することができます。
例えば警備員向け就業クラウドサービスである付帯システムの「NEO（ネオ）」を利用すれば、警備員はガードエクスプレスで公開された自分のシフトを確認することができます。
またそのシフトに対して、自分のスマートフォンのアプリから出退勤時刻を打刻することができるので、電話による管制への上下番報告の必要はありません。
ガードエクスプレスに取り込まれた打刻情報は、クライアント向け業務クラウドサービスである付帯システムの「PATNER（パートナー）」を利用して、クライアントが直接勤怠承認をすることができます。
勤怠承認された勤怠実績のみをガードエクスプレスに取り込み、それを基に給与が自動計算されます。
またデメリットで触れた「サーバー」についてですが、ガードエクスプレスでは侵入防止システムに守られたデータセンターにて安全にデータを保管しています。
万が一の災害にも備えることができるよう、無停電電源装置および自家発電設備により、連続約40時間の安定的な電力供給が可能です。もちろん24時間364日の監視体制のもとで大切なデータを守ります。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
まとめ
国主導の働き方改革が推進される中で、警備業についても業務の効率化はまったなしです。クラウド型の警備業向け管理システムを導入することで、業務効率化を図りましょう。
